Nuevas tendencias de Organización de Eventos
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Actualizado el 22 de octubre de 2026
Las tendencias en organización de eventos de empresa que vemos en las peticiones que nos llegan tienen poco de moda y mucho de operativa. Son estas: formatos más cortos y en horario laboral, parte del equipo en remoto, público que participa en lugar de escuchar, tecnología solo cuando aporta algo, un componente social y un responsable que necesita demostrar que el evento ha servido. Casi todas responden a lo mismo. Las plantillas tienen menos tiempo, están más repartidas y toleran peor un acto en el que solo se mira un escenario.
En Acuilae organizamos eventos y actividades para empresas desde 2004 y, en los últimos años, el encargo típico ha cambiado de forma. Antes se pedía una cena con espectáculo; ahora se pide una tarde en la que pase algo y que termine a una hora razonable.
La petición que más ha crecido es la de un evento que quepa en una tarde de trabajo. Dos horas, en la propia oficina o en una sala cercana, y que la gente salga a su hora. Las cenas largas siguen existiendo, pero a quien tiene niños pequeños o vive a una hora de la oficina le cuesta quedarse, y eso se nota en la asistencia.
Por eso casi todo lo que organizamos dura entre 1 h 30 min y 2 h. Un quiz con presentador se resuelve en 1 h – 1 h 30 min y admite de 10 a 500 personas; el bingo musical ocupa hora y media con el mismo aforo. En la agenda, contad con media hora más de la que dura la actividad: la gente llega escalonada, hay que formar los equipos y el cierre nunca es puntual.
Con ese formato cambia también el sitio. Una sala de reuniones grande o el comedor de la empresa sirven para un concurso por mesas. Así se ahorra el traslado, que es lo que más tiempo quita en un evento corto.
Otro cambio es que el público ya no acepta una hora de escenario sin hacer nada. Las charlas siguen, pero cortas y con algo que ocurra en la sala. Es lo que hacemos en The Tech Show, una charla sobre tecnología con demostraciones en directo. Un avatar creado con IA abre la sesión, el público vota qué imágenes están hechas con IA y un perro robot se pasea entre las mesas. Funciona en convenciones porque cada bloque pide algo al público, aunque sea levantar el móvil.
En la recepción pasa lo mismo. Un photocall con realidad aumentada convierte la foto de rigor en algo que la gente comparte. Un robot que recibe a los invitados hace de punto de encuentro en la entrada sin que nadie lo pida. Las dos cosas funcionan en la recepción, cuando el programa aún no ha empezado y la gente no sabe dónde ponerse.
Cuando el público participa, el ritmo lo marca la gente y no el guion, así que una votación o una demostración puede alargarse cinco minutos si el grupo se anima. Mejor dejar aire en el programa que recortar la parte que funciona.
Casi todas las empresas tienen a alguien que no está en la oficina el día del evento. La tendencia no es tanto hacer eventos online como hacerlos híbridos de verdad, con la gente en remoto jugando en los mismos equipos que la gente de la sala.
En nuestras actividades híbridas el concurso o el escape room se juega a la vez desde la sala y desde casa, y cada equipo mezcla a personas de los dos sitios. Lo que suele fallar es el sonido. La sala oye bien, pero quien está en remoto solo oye lo que capta un micrófono. Por eso conviene prever un micro para el presentador y otro para la sala, y a alguien que atienda el chat.
Cuando el reparto es muy desigual, por ejemplo 60 personas en la sala y 3 en remoto, conviene decirlo al pedir la propuesta. Hay juegos que llevan bien ese desequilibrio y otros que dejan a los tres de fuera como espectadores.
Hace unos años la tecnología se contrataba por el efecto. Ahora los responsables de eventos preguntan antes para qué sirve, y hacen bien. Un robot en la entrada sirve para recibir; una experiencia de realidad virtual, para que una persona viva algo que no cabe en la sala; un juego con móvil, para que 500 personas resuelvan retos a la vez sin colas.
Con ese criterio está montado Tech in a Box: los equipos resuelven un escape room en vuestra propia sala, con pruebas en el móvil, gafas de realidad virtual por estaciones y vídeo 360. Admite hasta 500 personas en 1 h 30 min – 2 h, porque la mayor parte de las pruebas se juegan con el móvil de cada uno. Si el objetivo es que el equipo entienda qué puede hacer con la IA, los drones o la robótica, el team building tech combina una charla con talleres por rotación para hasta 80 personas.
Lo que no recomendamos es meter cuatro tecnologías en un evento de dos horas. Una o dos bien usadas se recuerdan; cuatro seguidas se confunden, y el montaje se come la mitad del tiempo. En la guía de nuevas tecnologías para empresas explicamos qué pide cada una en espacio, wifi y tiempo.
Cada vez más empresas quieren que el evento deje algo fuera de la propia empresa, y que se pueda contar después sin exagerar. Lo que funciona es un reto con un resultado que se vea al terminar, no una charla sobre valores; en la guía de actividades de responsabilidad social hay más ideas de ese tipo.
Nuestro RSC innovador va en esa línea: los equipos construyen robots o juguetes que después se donan a una entidad social. El team building sostenible plantea una gymkana ecológica con retos que tienen un impacto real. En los dos casos el formato es por equipos, de modo que sirve también como actividad de cohesión.
La sostenibilidad del propio evento es más sencilla de lo que parece. Elegir una sala a la que se llegue en transporte público, no imprimir programas y contratar actividades que no generen residuos resuelve la mayor parte.
Las convenciones de 200 o 300 personas ya no se conforman con un escenario y un cóctel. La solución que mejor funciona es trabajar por mesas, y hay más consejos para estos casos en team building para grandes grupos. Cada mesa es un equipo, los retos se resuelven con el móvil o con material en la propia mesa, y un presentador y un marcador a la vista de todos llevan el ritmo.
Con ese esquema, el quiz y el bingo llegan a 500 personas y la gymkana por la ciudad saca a otras tantas a la calle en equipos. El team building innovador pone a 300 personas a construir y programar robots. Lo que no funciona con grupos así son los talleres con rotación, porque por encima de 80 personas las rotaciones dejan de cuadrar.
Quien organiza el evento tiene que explicar después para qué ha servido. Lo que recomendamos es decidir antes del evento qué se va a mirar: cuánta gente asiste respecto a la convocada, cuántos equipos terminan el reto, qué dicen tres preguntas cortas al día siguiente. Son datos que salen solos de la actividad.
Las fotos y los vídeos del evento también cuentan, sobre todo si hay un photocall o un cuadro que se queda en la oficina.
Lo que no conviene es prometer cambios en el clima laboral que un evento de dos horas no puede garantizar.
En Acuilae llevamos más de 1.250 eventos para más de 550 empresas desde 2004, entre ellas IKEA, Sanitas, FreeNow y Acciona, en grupos que van de 10 personas a más de 300. Cuando empezamos, la tecnología en un evento era una pantalla. Ahora llevamos robots, gafas y juegos con móvil, y el equipo que los monta es el mismo que los maneja durante el acto.
Para la propuesta a medida, que llega en menos de 24 horas, necesitamos la fecha, la ciudad, cuántos sois y si alguien se conecta desde fuera. El catálogo completo está en actividades para empresas.
Menos de lo que sugiere la palabra tecnología. En Acuilae el precio orientativo está entre 19 y 59 € por persona; dentro de esa horquilla, la cifra depende sobre todo de cuántas personas sois y, después, del lugar y de la fecha. La cerrada llega con la propuesta.
Si en el primer correo ya decís cuántas personas sois, dónde y si tenéis sala propia, la cifra llega más ajustada. Con poco presupuesto también hay formatos que funcionan; los reunimos en la guía de team building económico.
Sí. Un quiz o un bingo funcionan desde 10 personas y los talleres de tecnología, desde grupos pequeños. Lo que cambia con el tamaño es el formato, no la idea.
Entre 1 h 30 min y 2 h de actividad, más el rato de llegada, reparto de equipos y despedida, que rara vez baja de media hora.
Sirve el de la empresa si hay una sala donde quepa todo el grupo por mesas. Con las medidas os decimos qué encaja y qué conviene llevar a otro sitio.
Con una actividad híbrida, que la mete en los mismos equipos que la gente de la sala. Conviene prever un micro para el presentador, otro para la sala y a alguien que atienda el chat.
No. Una o dos bien elegidas, con un uso claro, rinden más que cuatro seguidas. Un photocall con realidad aumentada o un robot en la entrada ya cambian el tono del evento.
Dinámicas por mesas con un presentador y un marcador común: el quiz, el bingo o Tech in a Box admiten hasta 500 personas, y el team building innovador, hasta 300.
Las tendencias sirven para saber qué pide la gente, pero el evento se elige por lo que tiene que ocurrir en él. Un concurso por mesas sirve para mezclar departamentos, unos talleres para que el equipo pruebe la IA y un reto solidario para que la empresa deje algo fuera.
Contadnos cuál es el vuestro y os decimos qué formato encaja y qué hace falta en la sala.
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